Podpis elektroniczny dla firm i instytucji - najczęściej zadawane pytania FAQ

E-Podpis – CO WARTO WIEDZIEĆ?

 

Co to jest bezpieczny podpis elektroniczny?

Jest to podpis elektroniczny, którego autentyczność jest potwierdzana przez niezależną instytucję – wystawcę certyfikatów. Prawdziwość danych zawartych w takim podpisie można w każdej chwili zweryfikować w publicznie dostępnym rejestrze certyfikatów. Bezpieczny podpis elektroniczny musi być ocechowany certyfikatem kwalifikowanym, który zawiera następujące informacje:

• numer certyfikatu,
• oznaczenie, że certyfikat jest certyfikatem kwalifikowanym – może być używany zgodnie z określonymi warunkami,
• nazwa przedsiębiorcy nadającego certyfikat, jego numeru w rejestrze takich podmiotów, kraju wystawienia,
• imię i nazwisko podpisującego, bądź pseudonim podpisującego wraz z oznaczeniem, że jest to pseudonim,
• oznaczenie okresu ważności certyfikatu,
• dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego,
• ograniczenie zakresu ważności certyfikatu, jeżeli występuje,
• ograniczenie wartości transakcji zawieranych przy użyciu certyfikatu, jeżeli występuje.

Dzięki stosowaniu systemu certyfikatów możliwe będzie sprawdzenie jakim certyfikatem i przez kogo wystawionym posługuje się dana osoba lub podmiot gospodarczy.    

 

Co to jest certyfikat kwalifikowany?

Certyfikaty są to dokumenty elektroniczne zapisane w pliku, które zawierają informacje na temat właściciela, czyli dane osobowe i adres e-mai oraz dwa rodzaje cyfrowych kluczy – jeden umożliwiający podpisanie wiadomości – jest to klucz prywatny i drugi umożliwiający identyfikację autora wiadomości – czyli tzw. klucz publiczny. Specjalną odmianą certyfikatu – jest certyfikat kwalifikowany. W celu jego uzyskania należy zgłosić się do Centrum Certyfikacji, a następnie przejść odpowiednią ścieżkę weryfikacyjną, w trakcie której dokładnie sprawdzane są dane osobowe i potwierdzana jest tożsamość osoby starającej się o certyfikat. Certyfikat kwalifikowany służy do potwierdzania autentyczności podpisu elektronicznego podpisywanych dokumentów. W świetle prawa polskiego podpis elektroniczny, potwierdzony certyfikatem kwalifikowanym, jest równoznaczny z podpisem odręcznym. Oznacza to że może służyć do podpisywania umów, podań, dokumentów, faktur i wszelkich innych dokumentów.

Certyfikaty kwalifikowane służą m.in. do:

• wysyłania deklaracji ZUS (program Płatnik)
• podpisywania korespondencji kierowanej do administracji publicznej (elektroniczna skrzynka podawcza, informacje dla GIIF, e-KRS, e-deklaracja, e-GIODO, UFE itd.)
• wystawianie e-faktur
• uczestnictwo w aukcjach i przetargach elektronicznych
• sporządzanie dokumentacji medycznej
• składania dyspozycji, przelewów, zmian w bankowości elektronicznej (w bankach akceptujących certyfikaty kwalifikowane)
• składania e-pozwów drogą elektroniczną do e-sądu
• zawierania umów cywilno-prawnych w formie elektronicznej

 

Co jest potrzebne, żeby zainstalować bezpieczny podpis?

Aby składać bezpieczny podpis elektroniczny należy posiadać kartę kryptograficzną (z wyglądu taka sama jak np. bankomatowa z chipem elektronicznym) wraz z wczytanym do niej certyfikatem kwalifikowanym, czytnik kart i zainstalowane oprogramowanie.

 

Certyfikat jest osobisty czy z danymi firmy?

Zarówno podpis osobisty jak i z dodatkowymi danymi, wraz z certyfikatem, ZAWSZE przypisany jest do konkretnej osoby i służy do jej identyfikacji. Te dodatkowe dane to zweryfikowane pełnomocnictwo do reprezentacji podmiotu dla posiadacza podpisu (subskrybenta) i informacje o firmie. Większość firm zapewne nie zgodzi się na ponoszenie opłat za podpis elektroniczny dla podpisywania dokumentów innych niż firmowe.

 

Mam podpis elektroniczny kwalifikowany z certyfikatem z dodatkowymi danym firmy, zakupiony przez pracodawcę. Czy mogę wykorzystywać go do celów prywatnych?

Tak. Nie ma ograniczeń w tym zakresie.

 

Jeżeli odejdę z pracy – muszę oddać certyfikat?

Certyfikat zawsze przypisany jest do osoby. Nie wolno go nikomu, w tym byłemu pracodawcy, przekazywać. Pracodawca najczęściej ma możliwość unieważnienia takiego certyfikatu (bezpieczny podpis elektroniczny z dodatkowymi danymi, z certyfikatem kwalifikowanym)  i tylko w ten sposób może uniemożliwić korzystanie z niego.

 

W jakich sytuacjach można posługiwać się podpisem elektronicznym?

W przypadku bezpiecznego podpisu elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym możemy go wykorzystać w każdym procesie, w którym wymagana jest moc prawna składanego podpisu. Zgodnie z polskim prawem tego rodzaju podpis elektroniczny ma moc prawną równoważną podpisowi odręcznemu. Obecnie każdy dokument w formie papierowej można przetworzyć na formę elektroniczną i każdy taki dokument można podpisać przy użyciu podpisu elektronicznego. Coraz rzadziej, ale zdarza się jeszcze, że urząd żąda papierowej wersji dokumentu. Każde z wymienionych wcześniej rozwiązań charakteryzuje naturalnie inny poziom bezpieczeństwa. To z kartą kryptograficzną nadaje się do komunikacji między firmami, z ZUS-em, z urzędami.      

 

Kto w Polsce używa podpisu elektronicznego?

Podpisu kwalifikowanego, czyli tego o najwyższym stopniu bezpieczeństwa, używa niemal 300 tysięcy podmiotów. Wśród nich są nie tylko firmy, ale także urzędnicy administracji państwowej. Coraz więcej firm sięga po to rozwiązanie ze względu na kryzys – po prostu szukają oszczędności. Opłaty za korzystanie z podpisu elektronicznego zwracają się często już po wysłaniu jednego pisma do urzędu, jeśli rozważymy miesięczne koszty korzystania z niego. Firmy komunikują się przy jego użyciu nie tylko między sobą, czy z urzędami, ale także w wewnętrznych systemach obiegu dokumentów elektronicznych.

 

Czy podpis elektroniczny jest bezpieczny?

 Bezpieczny podpis elektroniczny jest narzędziem znacznie pewniejszym niż podatny na fałszerstwo podpis własnoręczny. Jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis i sporządzany przy pomocy tylko jej dostępnych bezpiecznych urządzeń (karta kryptograficzna) i danych. Użycie bezpiecznego podpisu elektronicznego daje gwarancje, że wszystkie zmiany wprowadzone w dokumencie po jego podpisaniu będą od razu sygnalizowane. W myśl ustawy o podpisie elektronicznym, kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne ma obowiązek zapewnić zarówno odpowiednie gwarancje ubezpieczeniowe, jak i środki przeciwdziałające fałszerstwom certyfikatów, tj. ochronę urządzeń i danych wykorzystywanych przy świadczeniu usług certyfikacyjnych. Niemniej bezpieczeństwo podpisu elektronicznego (podobnie jak kart płatniczych) zależy w znacznej mierze od samego użytkownika. Bezpieczeństwo innych rodzajów podpisu elektronicznego, takich jak zwykły podpis elektroniczny, zależy od rodzaju wykorzystanej technologii, a w szczególności od zapewnienia bezpieczeństwa klucza przy pomocy którego składany jest e-podpis.

 

Gdzie znajduje się rejestr urzędów certyfikacyjnych i kto prowadzi krajowy urząd certyfikacyjny?

Rejestr kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne prowadzi Ministerstwo Gospodarki. Elektroniczną postać tego rejestru udostępnia Narodowe Centrum Certyfikacji w Narodowym Banku Polskim. Na podstawie art. 23 ust. 5 ustawy o podpisie elektronicznym Minister Gospodarki upoważnił i powierzył Narodowemu Bankowi Polskiemu wykonywanie w jego imieniu niektórych czynności technicznych przewidzianych ustawą o podpisie elektronicznym, w tym m.in. do wytwarzania i wydawania zaświadczeń certyfikacyjnych dla podmiotów wpisanych do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne oraz udostępniania elektronicznej wersji rejestru (http://www.nccert.pl/). Narodowy Bank Polski przejął infrastrukturę techniczną spółki Centrast S.A., która uprzednio z upoważnienia Ministra Gospodarki pełniła funkcję krajowego urzędu certyfikacyjnego. W chwili obecnej działania w tym zakresie realizuje Narodowe Centrum Certyfikacji (NCCERT) w NBP. Narodowe Centrum Certyfikacji publikuje również krajową listę TSL.      

 

Zakład Ubezpieczeń Społecznych – ZUS i podpis elektroniczny

Od 21 lipca 2009 roku wszystkie podmioty zatrudniające powyżej 5 osób zobligowane są do rozliczania się z ZUS-em za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego. Z tego względu bardzo wiele przedsiębiorstw oraz instytucji stoi przed koniecznością wdrożenia tej nowoczesnej usługi. Płatnicy składek przekazujący dokumenty ubezpieczeniowe za pomocą programu Płatnik muszą opatrzyć te dokumenty bezpiecznym podpisem elektronicznym. Złożenie podpisu elektronicznego wymaga użycia certyfikatu kwalifikowanego, wystawianego przez centrum certyfikacji dla osób fizycznych, np. dla osoby odpowiedzialnej za przekazywanie dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS.

 

Jak uzyskać bezpieczny podpis elektroniczny?

Osoby zainteresowane proszę o kontakt z naszą firmą – obsługujemy przede wszystkim firmy i podmioty z małopolski – kontakt po prawej stronie.

Dostarczymy „od ręki” podpis elektroniczny podczas 1 wizyty!

Dowiedz się, jak uzyskać certyfikat do ZUS i załatwić wszystkie formalności szybko i sprawnie.

Oferujemy bardzo konkurencyjne ceny na wydanie oraz przedłużenie certyfikatu!